Vad gör ett rehabmöte framgångsrikt? Jag har själv varit med på, och lett möten som varit såväl framgångsrika som möten som varit en fullkomlig katastrof! Det ingår i rollen som rehabkoordinator.

Jag vill här dela med mig av det jag ser som framgångsfaktorer i ett bra rehabmöte och kanske även några fallgropar… 🙂

Men först – skillnaden mellan rehabmöte och avstämningsmöte.  Vid ett avstämningsmöte så medverkar Försäkringskassan och de har även en tydlig struktur för dessa möten i allt från kallelse, genomförande till dokumentation.

Möten där Försäkringskassan inte medverkar brukar kallas rehabmöte. En mötesform som ibland även kallas ”trepartsmöte” eller ”flerpartsmöte”.

Det viktiga är egentligen inte vad mötet heter utan hur det hanteras.

Syfte

Utan ett tydligt syfte med mötet så är risken väldigt hög att mötet blir ostrukturerat, utan riktning.

Jag rekommenderar även att syftet med mötet kommuniceras med samtliga mötesdeltagare innan mötet, t ex i kallelsen/inbjudan.

När mötet genomförs är det bra att påminna som syftet med mötet, i och med att mötet startar.

De vanligaste orsakerna till rehabmöte brukar vara:

• Att alla parter ska få ett gemensamt nuläge och möjlighet till dialog och gemensam planering.
• Sjukskrivning på 100 % har pågått en tid och det är dags att planera för start av återgång i arbete.
• Uppföljning och fortsatt planering av en återgång i arbete som är i gång.

Deltagare

Det ska aldrig vara fler deltagare på ett rehabmöte än nödvändigt.

Varför? Jo, för att ett rehabmöte är för den person det handlar om ofta ett känslomässigt, och ibland, jobbigt möte. Att då sitta i ett rum med väldigt många personer kan vara väldigt påfrestande.

Vilka som ska medverka på mötet hänger ihop med SYFTE med mötet. Syfte avgör deltagare.

Den person som mötet handlar om ska även innan mötet veta vilka som kommer på mötet. Detta för att de som medverkar får tillgång till information som kan vara skyddad av tystnadsplikt/sekretess.

Dessutom har den person mötet handlar om, rätt att ha med sig en stödperson, t ex facklig eller anhörig.

Det finns ingen lag som begränsar antal stödpersoner. Jag har hållit i rehabmöte där det varit med både partner, vuxna barn och facklig. Redan när jag möter dem i väntrummet så vet jag att det här med stor sannolikhet inte kommer bli ett bra möte.

Mitt riktmärke är att om chef har med sig HR så bör medarbetaren ha med en stödperson. Det gör att det blir balans vid mötet.

När personen det handlar om har med 2 fackliga och chefen är ensam representant från arbetsgivare så blir det genast en ohållbar situation där chefen direkt hamnar i underläge. Detsamma gäller om personen det handlar om kommer själv och chefen har med sig HR.

Plats

Ofta är det bra att ha denna typ av möte på en neutral plats, t ex vårdcentralen eller företagshälsovården.

Samtidigt kan det av praktiska skäl, för den som är på väg tillbaka i arbete, vara lika rätt att ha mötet på arbetsplatsen. Det ger även mig som rehabkoordinator en möjlighet att få besöka arbetsplatsen och på så sätt få en bättre kunskap om arbetsgivaren och arbetsförhållanden.

Kallelse

Vem kallar deltagarna till ett rehabmöte?

Vanligast är att det är arbetsgivare, företagshälsovård eller hälso- & sjukvården.

Kallelsen bör vara skriftlig, t ex ett brev eller mail. Idag är det inte heller helt ovanligt med en Outlook-inbjudan så tiden för mötet hamnar direkt i mötesdeltagarnas kalendrar.

Det är även bra att ha en viss framförhållning.

Tidsåtgång

Min varmaste rekommendation är att ett rehabmöte inte överstiger 60 minuter. Själv siktar jag alltid på 45 min för att ha tid att ”knyta ihop säcken” i slutet på mötet.

Vid själva mötet kan det inledningsvis vara bra att påminna mötesdeltagarna om vilken tid som är avsatt för mötet – det ger alla en ram att förhålla sig till.

En eller flera mötesdeltagare kan även ha en tid att passa efter mötet.

Förberedelse inför rehabmöte

När alla mötesdeltagare har förberett sig inför ett rehabmöte så tenderar rehabmötet bli riktigt bra och kvalitativt!

Som rehabkoordinator på en företagshälsovård kan jag omöjligt komma ihåg vad som hänt på tidigare möten varför jag alltid planerar in 15 min inläsning innan rehabmötet så jag har en aktuell bild av vad som hänt sedan sist och vad vi kom överens om då.

Om det är första rehabmötet i ärendet så uppdaterar jag mig på vad syftet med mötet är och vilken information jag har om ärendet så jag har koll på fakta i ärendet.

Mötesledare

Att alla får komma till tals vid ett rehabmöte är grunden för ett balanserat möte.

Idag när vi har rehabkoordinatorer inom såväl företagshälsovården som hälso- och sjukvården så är min erfarenhet och åsikt att just rehabkoordinator är den bäst lämpade att leda mötet, att fördela ordet, att mötet håller röd tråd utifrån syftet med mötet och att tidsramen för mötet inte överskrids.

Dokumentation

Mötet ska alltid dokumenteras.

Arbetsgivaren har ett arbetsrättsligt ansvar att säkerställa sin egen dokumentation i rehabprocessen.

Hälso- & sjukvården samt företagshälsovården dokumenterar i sina journalsystem.

Övriga parter som medverkar brukar föra sin egna minnesanteckningar.

När många beslut fattas vid ett möte är det bra om det från mötet finns en gemensam dokumentation. En gemensam dokumentation där alla mötesdeltagare har samma information.

Dokumentation från ett rehabmöte gör även att man vid nästa mötet har något att följa upp och planera vidare från vid nästa möte.

Nästa möte

När alla mötesdeltagare är samlade är det lämpligt att ta ställning till om det är aktuellt att följa upp med ett nytt rehabmöte framöver. I sådana fall är det enklast att boka tiden där och då när alla är närvarande och oftast har med sig sina kalendrar.

Frekvens

Hur ofta ska man egentligen ha rehabmöten? I utbildningar jag håller för rehabkoordinatorer så märker jag att man gärna bokar upp möten lite för ofta, för säkerhets skull…

Handlar det om en person som är i en process av upptrappning i arbetsförmåga och rehabmöte syftar till att stämma av processen och planera den så är min erfarenhet att det är bra med ett nytt rehabmöte efter de 4 första veckorna av återgång i arbete, oavsett friskskrivningsgrad. Därefter brukar jag lägga nästa möte efter 6-8 veckor och mötet efter det 8-10 veckor fram i tiden.

Ju lägre fram i processen, desto längre tid mellan rehabmöte. Såväl företagshälsovård som hälso- & sjukvården ska från start jobba för att jobba bort behovet av sig själva. Det får inte bli självuppfyllande med täta möten för då hinner det aldrig bli ”vardag” och det blir svårt att fånga upp ev behov av justeringar då man hela tiden håller ärendet under armarna.

Summering av mötet

Innan mötesdeltagarna skiljs åt är det bra att summera mötet, vad man har kommit fram till och vad som händer härnäst efter mötet.

Nr 1. Har syftet med mötet uppnåtts?

Nr 2. Vad har man vid mötet beslutat och har ansvar fördelats bland mötesdeltagarna?

Nr 3. Hur ser den fortsatta planeringen ut? Har tid bokats för nästa rehabmöte?

Vad gör man om mötet spårar ut?

Jag har varit på rehabmöte där personer stormar ut ur rummet.

Känslorna går höga.

Det kan vara såväl tårar som höjda röster.

I ett sånt läge måste man alltid ta en paus i mötet. Ge den upprörda parten en möjlighet att lämna rummet en stund för att samla sig.

Ibland kan man återuppta mötet efter en kort paus, ibland går det inte och då får man boka ett nytt möte.

I det läget personen det handlar om reser sig upp, tar sina tillhörighet och går hem är det att rekommendera att den som är kvar vid mötet, och är mest lämpad, kontaktar personen senare samma dag för att stämma av hur denne mår. Inte bara låta det vara.

En kort ”Kom-i-håg” – vid det faktiska mötet

1. Förbered gärna rummet där mötet ska hållas genom att sätta in glas och en kanna vatten. Det kan även vara bra med en ask pappersservetter då det kan bli känslomässigt.
2. Hälsa alla välkomna
3. Påminn om de tid som är avsatt för mötet
4. Påminn om syftet med mötet
5. Om det är en eller fler mötesdeltagare som inte har träffats tidigare – gör en presentationsrunda.
6. Påminn om vad som beslutades vid förra mötet – om detta är ett rehabmöte i en pågående process.
7. Låt alla komma till tals.
8. Håll tiden för mötet.
9. Summera mötet
10. Dokumentera mötet.

Den här känslan vill jag ha efter ett rehabmöte!

Egna erfarenheter?

Avslutningsvis – har du erfarenhet från rehabmöte – gärna erfarenheter där du lärde dig något som du tagit med dig i andra möten – dela gärna med dig i kommentarsfälten nedan.

//Anna