Kategoriarkiv: rehabkoordinator

Det goda rehabmötet

Vad gör ett rehabmöte framgångsrikt? Jag har själv varit med på, och lett möten som varit såväl framgångsrika som möten som varit en fullkomlig katastrof! Det ingår i rollen som rehabkoordinator.

Jag vill här dela med mig av det jag ser som framgångsfaktorer i ett bra rehabmöte och kanske även några fallgropar… 🙂

Men först – skillnaden mellan rehabmöte och avstämningsmöte.  Vid ett avstämningsmöte så medverkar Försäkringskassan och de har även en tydlig struktur för dessa möten i allt från kallelse, genomförande till dokumentation.

Möten där Försäkringskassan inte medverkar brukar kallas rehabmöte. En mötesform som ibland även kallas ”trepartsmöte” eller ”flerpartsmöte”.

Det viktiga är egentligen inte vad mötet heter utan hur det hanteras.

Syfte

Utan ett tydligt syfte med mötet så är risken väldigt hög att mötet blir ostrukturerat, utan riktning.

Jag rekommenderar även att syftet med mötet kommuniceras med samtliga mötesdeltagare innan mötet, t ex i kallelsen/inbjudan.

När mötet genomförs är det bra att påminna som syftet med mötet, i och med att mötet startar.

De vanligaste orsakerna till rehabmöte brukar vara:

  • Att alla parter ska få ett gemensamt nuläge och möjlighet till dialog och gemensam planering.
  • Sjukskrivning på 100 % har pågått en tid och det är dags att planera för start av återgång i arbete.
  • Uppföljning och fortsatt planering av en återgång i arbete som är i gång.

Deltagare

Det ska aldrig vara fler deltagare på ett rehabmöte än nödvändigt.

Varför? Jo, för att ett rehabmöte är för den person det handlar om ofta ett känslomässigt, och ibland, jobbigt möte. Att då sitta i ett rum med väldigt många personer kan vara väldigt påfrestande.

Vilka som ska medverka på mötet hänger ihop med SYFTE med mötet. Syfte avgör deltagare.

Den person som mötet handlar om ska även innan mötet veta vilka som kommer på mötet. Detta för att de som medverkar får tillgång till information som kan vara skyddad av tystnadsplikt/sekretess.

Dessutom har den person mötet handlar om, rätt att ha med sig en stödperson, t ex facklig eller anhörig.

Det finns ingen lag som begränsar antal stödpersoner. Jag har hållit i rehabmöte där det varit med både partner, vuxna barn och facklig. Redan när jag möter dem i väntrummet så vet jag att det här med stor sannolikhet inte kommer bli ett bra möte.

Mitt riktmärke är att om chef har med sig HR så bör medarbetaren ha med en stödperson. Det gör att det blir balans vid mötet.

När personen det handlar om har med 2 fackliga och chefen är ensam representant från arbetsgivare så blir det genast en ohållbar situation där chefen direkt hamnar i underläge. Detsamma gäller om personen det handlar om kommer själv och chefen har med sig HR.

Plats

Ofta är det bra att ha denna typ av möte på en neutral plats, t ex vårdcentralen eller företagshälsovården.

Samtidigt kan det av praktiska skäl, för den som är på väg tillbaka i arbete, vara lika rätt att ha mötet på arbetsplatsen. Det ger även mig som rehabkoordinator en möjlighet att få besöka arbetsplatsen och på så sätt få en bättre kunskap om arbetsgivaren och arbetsförhållanden.

Kallelse

Vem kallar deltagarna till ett rehabmöte?

Vanligast är att det är arbetsgivare, företagshälsovård eller hälso- & sjukvården.

Kallelsen bör vara skriftlig, t ex ett brev eller mail. Idag är det inte heller helt ovanligt med en Outlook-inbjudan så tiden för mötet hamnar direkt i mötesdeltagarnas kalendrar.

Det är även bra att ha en viss framförhållning.

Tidsåtgång

Min varmaste rekommendation är att ett rehabmöte inte överstiger 60 minuter. Själv siktar jag alltid på 45 min för att ha tid att ”knyta ihop säcken” i slutet på mötet.

Vid själva mötet kan det inledningsvis vara bra att påminna mötesdeltagarna om vilken tid som är avsatt för mötet – det ger alla en ram att förhålla sig till.

En eller flera mötesdeltagare kan även ha en tid att passa efter mötet.

Förberedelse inför rehabmöte

När alla mötesdeltagare har förberett sig inför ett rehabmöte så tenderar rehabmötet bli riktigt bra och kvalitativt!

Som rehabkoordinator på en företagshälsovård kan jag omöjligt komma ihåg vad som hänt på tidigare möten varför jag alltid planerar in 15 min inläsning innan rehabmötet så jag har en aktuell bild av vad som hänt sedan sist och vad vi kom överens om då.

Om det är första rehabmötet i ärendet så uppdaterar jag mig på vad syftet med mötet är och vilken information jag har om ärendet så jag har koll på fakta i ärendet.

Mötesledare

Att alla får komma till tals vid ett rehabmöte är grunden för ett balanserat möte.

Idag när vi har rehabkoordinatorer inom såväl företagshälsovården som hälso- och sjukvården så är min erfarenhet och åsikt att just rehabkoordinator är den bäst lämpade att leda mötet, att fördela ordet, att mötet håller röd tråd utifrån syftet med mötet och att tidsramen för mötet inte överskrids.

Dokumentation

Mötet ska alltid dokumenteras.

Arbetsgivaren har ett arbetsrättsligt ansvar att säkerställa sin egen dokumentation i rehabprocessen.

Hälso- & sjukvården samt företagshälsovården dokumenterar i sina journalsystem.

Övriga parter som medverkar brukar föra sin egna minnesanteckningar.

När många beslut fattas vid ett möte är det bra om det från mötet finns en gemensam dokumentation. En gemensam dokumentation där alla mötesdeltagare har samma information.

Dokumentation från ett rehabmöte gör även att man vid nästa mötet har något att följa upp och planera vidare från vid nästa möte.

Nästa möte

När alla mötesdeltagare är samlade är det lämpligt att ta ställning till om det är aktuellt att följa upp med ett nytt rehabmöte framöver. I sådana fall är det enklast att boka tiden där och då när alla är närvarande och oftast har med sig sina kalendrar.

Frekvens

Hur ofta ska man egentligen ha rehabmöten? I utbildningar jag håller för rehabkoordinatorer så märker jag att man gärna bokar upp möten lite för ofta, för säkerhets skull…

Handlar det om en person som är i en process av upptrappning i arbetsförmåga och rehabmöte syftar till att stämma av processen och planera den så är min erfarenhet att det är bra med ett nytt rehabmöte efter de 4 första veckorna av återgång i arbete, oavsett friskskrivningsgrad. Därefter brukar jag lägga nästa möte efter 6-8 veckor och mötet efter det 8-10 veckor fram i tiden.

Ju lägre fram i processen, desto längre tid mellan rehabmöte. Såväl företagshälsovård som hälso- & sjukvården ska från start jobba för att jobba bort behovet av sig själva. Det får inte bli självuppfyllande med täta möten för då hinner det aldrig bli ”vardag” och det blir svårt att fånga upp ev behov av justeringar då man hela tiden håller ärendet under armarna.

Summering av mötet

Innan mötesdeltagarna skiljs åt är det bra att summera mötet, vad man har kommit fram till och vad som händer härnäst efter mötet.

Nr 1. Har syftet med mötet uppnåtts?

Nr 2. Vad har man vid mötet beslutat och har ansvar fördelats bland mötesdeltagarna?

Nr 3. Hur ser den fortsatta planeringen ut? Har tid bokats för nästa rehabmöte?

Vad gör man om mötet spårar ut?

Jag har varit på rehabmöte där personer stormar ut ur rummet.

Känslorna går höga.

Det kan vara såväl tårar som höjda röster.

I ett sånt läge måste man alltid ta en paus i mötet. Ge den upprörda parten en möjlighet att lämna rummet en stund för att samla sig.

Ibland kan man återuppta mötet efter en kort paus, ibland går det inte och då får man boka ett nytt möte.

I det läget personen det handlar om reser sig upp, tar sina tillhörighet och går hem är det att rekommendera att den som är kvar vid mötet, och är mest lämpad, kontaktar personen senare samma dag för att stämma av hur denne mår. Inte bara låta det vara.

En kort ”Kom-i-håg” – vid det faktiska mötet

  1. Förbered gärna rummet där mötet ska hållas genom att sätta in glas och en kanna vatten. Det kan även vara bra med en ask pappersservetter då det kan bli känslomässigt.
  2. Hälsa alla välkomna
  3. Påminn om de tid som är avsatt för mötet
  4. Påminn om syftet med mötet
  5. Om det är en eller fler mötesdeltagare som inte har träffats tidigare – gör en presentationsrunda.
  6. Påminn om vad som beslutades vid förra mötet – om detta är ett rehabmöte i en pågående process.
  7. Låt alla komma till tals.
  8. Håll tiden för mötet.
  9. Summera mötet
  10. Dokumentera mötet.

Den här känslan vill jag ha efter ett rehabmöte!

Egna erfarenheter?

Avslutningsvis – har du erfarenhet från rehabmöte – gärna erfarenheter där du lärde dig något som du tagit med dig i andra möten – dela gärna med dig i kommentarsfälten nedan.

//Anna

Jag brinner för att förbättra och förenkla processer!

Så länge jag kan minnas har jag varit intresserad av att skapa processer! Tydliga enkla flöden med tillhörande processbeskrivning. Allt för att förenkla för den som ska göra jobbet i praktiken.

I mitt arbete som rehabkonsult är det speciellt viktigt då arbetsgivare ofta upplever ämnet kring sjukskrivning, rehab, anpassningar och lagar krångligt och svårt.

När jag utbildar rehabkoordinatorer så är det ofta tydliga enkla uppdragsbeskrivningar, processer och verktyg som efterfrågas.

Att få hjälpa en arbetsgivare eller rehabkoordinator med verktyg som förenklar dennes arbete är en fantastisk förmån.

Att få till en process som fungerar i praktiken är fantastiskt!

Om jag får en process i min hand som är för detaljerad och svår att genomföra i praktiken så sätter min hjärna genast igång med att leta efter sätt att förenkla och förtydliga.

För mig är en process dynamisk och levande. Viktig att hålla aktuell och uppdaterad.

Ett fantastiskt kreativt, utmanande och spännande arbete!

Idag har jag just suttit med denna typ av uppgift. Ja, det är lördag men ibland jobbar jag på en lördag och är ledig i veckan istället 😉

Att på pränt få ner tankar och idé som har marinerats i huvudet en tid är så befriande och energiskapande!

Det ska vara användbart! Annars kan det lika gärna vara…

//Anna

 

Handledning för rehabkoordinatorer!

Jag har fått förtroendet att få uppdrag som handledare till rehabkoordinatorer!

Det är fantastiskt utvecklande och utmanande!

De jag handleder väljer själva vad de vill ta upp, det kan vara generella frågor som t ex vad är bra att tänka på när man ska ha ett rehabmöte eller när ska man ha med Försäkringskassan till faktiska ärenden av krångligare karaktär där man kört fast och inte riktigt vet hur man ska gå vidare.

I den här rollen, att få hjälpa andra att utvecklas i sina uppdrag, trivs jag fruktansvärt bra! Det är så roligt!!

Så, är du nyfiken på handledning så kan du läsa mer om upplägget och arvode HÄR ››

Hör gärna av dig om du har frågor!

//Anna

Jag älskar krångliga ärenden!

I början på veckan blev jag kontaktad av en kund. Den här gången gällde det ett av deras rehabärenden där de som arbetsgivare hade kört fast.

Försäkringskassan överväger att nolla SGI (sjukpenninggrundande inkomst) och har innan dess, i pågående ärende, beslutat om att dra in sjukpenning till följd av att de bedömer att den försäkrade kan ta ett annat normalt förekommande arbete. Detta utifrån de läkarintyg som har sänts till till Försäkringskassan.

Min kund har fått medarbetarens medgivande till att jag får ta del av materialet så vi (jag och HR) sätter oss ned och jag börjar gå igenom bunten med papper.

  1. Det blir snabbt tydligt att läkarintygen inte beskriver en aktivitetsbegränsning i fält 5 som stryker att arbetsförmågan är nedsatt. Inte ens i förhållande till ordinarie tjänst. Detta är då läkarintyg från såväl primärvård som företagshälsovård. Därför har Försäkringskassan gjort en korrekt bedömning om att dra in sjukpenningen utifrån de intyg som de fått in.
  2. När jag med HR går igenom läkarintygets innehåll och hen beskriver ärendet så blir det tydligt för hen att de som arbetsgivare tidigare i medarbetarens sjukskrivning aktivt skulle ha utrett arbetsförmågan och möjlighet till arbetsanpassning (om än tillfälligt) för att tillvarata medarbetarens existerande arbetsförmåga. Det främjar hälsa och rehabilitering att tillvarata den arbetsförmåga som finns och bygga vidare på den.
  3. När det gäller SGI och om Försäkringskassan har rätt i att den initialt ska sänkas och sedan nollas återstår att se. När jag tittar närmare på lönespec från arbetsgivare och tidsangivelser i kommunicering från Försäkringskassan finns det delar som inte hänger ihop. Här är det viktigt att arbetsgivaren går till botten med när medarbetaren har varit i arbete, i vilken omfattning, dag för dag då det kan vara helt avgörande för vilken SGI som medarbetaren faktiskt har.

Det är är en väldigt övergripande och generell beskrivning då jag inte vill gå in på personliga detaljer i ärenden i ett sammanhang som detta.

Vi satt i 3 timmar, med några kortare pauser och bensträckare. Under den tiden så gjorde HR noggranna anteckningar då det är HR som ska fortsätta och göra jobbet. Inte jag.

Mitt uppdrag är:

  • att lyfta upp alla frågetecken som arbetsgivaren måste reda ut.
  • att påminna om läkarintygen och vilken information som är viktigt att observera och leta efter när man är arbetsgivare.
  • att som arbetsgivare säkerställa att man har en aktiv sjukskrivningsprocess som inte bygger på att vänta in ev besked från Försäkringskassan.
  • att inte ta över eller göra saker ÅT kunden. De ska själva göra jobbet – annars blir det inget lärande. Det är detta som är att arbeta konsultativt – att överföra min kompetens och kunskap till min kund och stärka denne.
  • att vara en specialist som kan vara stödjande och rådgivande i komplicerade ärenden utan att ta över ärendet.

Så, jag fick ett inspirerande avbrott i min semester med detta ärende! Ett uppdrag som fick mig att bli påmind om hur underbart kul jag tycker mitt jobb är och jag verkligen älskar att få gräva ner mig i detaljer och hitta vägar framåt i något som för andra ser helt omöjligt ut.

Så, gärna fler ärenden som detta! 😃

//Anna

ANMÄLAN HAR ÖPPNAT TILL VÅRENS KURS! #rehabkoordinator

Nu har vårens kurs för rehabkoordinatorer på Karolinska Institutet Uppdragsutbildning öppnat för anmälan!

Det har under hösten varit ett stort intresse och många förfrågningar om när vårens kurs startar och man kan börja anmäla sig, så har du funderingar på att gå kursen – vänta inte för länge med att anmäla dig!

Klicka här för mer information om kursen och anmälan >>

Vi ses väl till våren?

//Anna

 

Äntligen är vårens kurs i Stockholm igång! #rehabkoordinator

IMG_0747

De två första kursdagarna är precis avslutade. Salen är tömd på 29 st kunskapshungriga deltagare!

 

Det är kursen i Stockholm som har haft sina två första kurdagar i vårens kurs. Vi håller till på KI campus i Solna.

Vi har även en kurs i Varberg som startade för några veckor sedan så det är 2 kursgrupper som går parallellt i olika städer.

I Stockholm är 29 deltagare som utmanar mig som kursledare med sina kluriga frågor! Och trots att detta är kursstart nr 24 sedan starten 2010, med ca 30 deltagare i varje kurs, då får jag frågor jag aldrig fått tidigare!

Jag är inför varje kursstart väldigt ödmjuk i det fantastisk uppdrag jag har i att få medverka till att kompetensutveckla individer för att ska kunna bidra till att sänka sjukfrånvaron i Sverige.

Nästa kursstart är efter sommaren – mer information finns om du klickar här >>

//Anna

Nästa kursstart är redan i december! #rehabkoordinator

I förra veckan hade höstens första kursgrupp sin första kursträff på Karolinska Institutet i Solna.

Full kursgrupp med 30 hungriga kursdeltagare! Det är så givande för mig som utbildare och kursansvarig att få leda denna kurs och deltagarna i intressanta resonemang och fördjupa deras kunskap i ämnet!

Gunnar Axén gästföreläser.
Gunnar Axén gästföreläser.

Vid första kursträffen hade vi även besök av Gunnar Axén som var ordförande för den parlamentariska socialförsäkringsutredningen som lämnade sitt slutbetänkande i början på året. Den koordinerande funktionen lyfts även där fram som en nyckelresurs i arbetet med sjukskrivningsprocessen!

Det är ett stort intresse för kursen så nästa kursstart är redan nu i december! Klicka här för mer info och anmälan ››

Vänta inte för länge då sista anmälningsdag är den 4 november.

Ses vi vid första kursträffen 8-9 december?

//Anna